Wunderbar Winterfest

Geleverde diensten: Eventmanagement, Techniek en bijbehorende regie, personeel.

De Ronde tafel te Amersfoort viert komend jaar zijn 70 jarig jubileum. Vanwege dit jubileum werd er een spetterend lustrumfeest gegeven met als doel een mooi bedrag op te halen voor Stichting Leergeld Amersfoort.

De tafelronde is geen klassieke serviceclub maar richt zich op persoonlijke en zakelijke ontwikkeling van haar leden. Daarbij wordt ook speciale aandacht geschonken aan de bijdrage die de leden aan hun omgeving kunnen geven. Dit jaar zet RT8 zich in voor Stichting Leergeld Amersfoort. Deze stichting ondersteunt gezinnen waarvan de kinderen om financiële redenen niet mee kunnen doen aan activiteiten die voor hun leeftijdsgenootjes heel normaal zijn. Dat kan gaan om een bijdrage voor een schoolreisje, maar ook om een nieuwe fiets. In alle gevallen wordt een bijdrage rechtstreeks aan de school, vereniging of leverancier betaald. De kinderen weten veelal niet dat de ouder(s) een beetje hulp krijgen. Dat maakt de stap om om hulp te vragen wat makkelijker.

Eventmanager

De tafelleden hebben samen het lustrumfeest vormgegeven en in het voortraject op poten gezet. Tijdens het event en in het laatste traject van de voorbereiding werd onze eventmanager ingeschakeld. Zij was verantwoordelijk voor het samenkomen van alle voorbereidingen: Er werd onder andere een draaiboek gemaakt, personeel en de techniek werd geregeld. Daarnaast was zij de on-site manager die zorgde dat de op- en afbouw en het event zelf soepel en volgens planning verliepen.

Hierna volgt per fase een beschrijving van diensten;

Voortraject:

• Draaiboek samenstellen voor op- en afbouw en het event.
• Laatste controle en contact met de leveranciers en artiesten over afgestemde details. (tijden, waar, wensen en benodigdheden)
• Contact Ehbo’ers, beveiligers
• Zorgen voor beeldmateriaal voor op de schermen in de zaal
• Bar en bedienend personeel vastleggen.
• Meeting met de tafelleden voor laatste overleg en fine-tuning
• Contact met locatie over specifieke details en regels van de locatie zelf

Opbouw en afbouw:

• Ontvangen van de leveranciers
• Instrueren van de crew
• Handhaven van het tijdschema en het draaiboek

Tijdens avond en net ervoor:

• Instructie en aansturen van personeel, beveiliger, EHBO’ers
• Personeelseten
• Kick-off met Ronde tafelleden met uitleg ieders taak
• Soepele verloop van alle programmaonderdelen (ontvangst, gasten, eten, diner, veiling, show)
• Handhaven van het tijdschema en het draaiboek.

Bekijk bij de foto’s een gedeelte van het draaiboek ter illustratie.

Techniek en bijbehorende regie

AV Brothers was aanwezig voor de nodige techniek: twee schermen, beamers, een podium, show en sfeerlicht en geluid. Tijdens de avond waren ze als technische ondersteuning aanwezig voor het beeldmateriaal en de verschillende show-onderdelen gedurende de avond.